La gestion des stocks pharmaceutiques est une partie importante du secteur de la santé. De la fabrication des médicaments à la livraison, l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement est géré par les principaux acteurs de l’industrie. Il est clair qu’une gestion efficace des stocks dans les pharmacies permet aux pharmaciens de rester au courant des dépenses, des tendances des ventes, de l’espace de stockage et des livraisons à temps.

Cependant, la chaîne d’approvisionnement peut être confrontée à de nombreux défis. Dans une rapport actuel de McKinseyEnviron 25 pour cent des personnes interrogées estiment qu’il existe encore un manque de transparence dans la chaîne d’approvisionnement. Alors, que peut-on faire pour améliorer la gestion des stocks et de la chaîne d’approvisionnement ?

Eh bien, tout d’abord, la mise en œuvre d’un système robuste de gestion des stocks pharmaceutiques dans l’industrie pharmaceutique, les pharmacies et les hôpitaux peut permettre une meilleure gestion des stocks. Un système de gestion des stocks pharmaceutiques comprend tout, de la gestion des ordonnances électroniques à la fourniture d’une base de données centrale.

Cet article met en évidence l’importance, les caractéristiques essentielles et les méthodes des systèmes de gestion des stocks pharmaceutiques.

Méthodes de gestion des stocks en pharmacie

La manière dont les stocks de pharmacie sont gérés et contrôlés dépend de l’emplacement, du type de pharmacie, de l’entreprise, etc. Mais ce qui compte vraiment, c’est la gestion des stocks de la pharmacie. Voici les meilleures méthodes pour ce faire :

1. Méthode perpétuelle

Avec la méthode de l’inventaire perpétuel, la quantité disponible de médicaments est continuellement mise à jour après la soumission des ordonnances. Après chaque ordonnance, la quantité de médicament est déduite de l’inventaire afin que la quantité disponible corresponde toujours à la quantité disponible. La loi fédérale exige l’utilisation de la méthode perpétuelle pour les substances contrôlées de l’annexe II.

2. Méthode périodique

Avec la méthode périodique, les pharmacies comptent les stocks à la fin d’une certaine période pour vérifier ce qui reste et le coût des médicaments vendus. Cela peut être fait mensuellement, trimestriellement ou annuellement en fonction des niveaux de stocks. Grâce à un système de gestion des stocks, les pharmacies peuvent importer les détails de l’inventaire dans le logiciel, obtenir des examens médicaux des médicaments, puis réimporter les données dans le système à des fins de rapprochement.

3. Méthode visuelle

Dans la méthode d’inventaire visuel, le pharmacien effectue un contrôle photographique des produits disponibles et répertorie la quantité de médicaments à emporter. Le pharmacien passe commande si le nombre est inférieur à la quantité requise. La méthode visuelle permet d’identifier les objets plus rapidement et avec plus de précision.

4. Juste à temps (JIT)

JIT est une stratégie d’entreposage dans laquelle les produits sont commandés et reçus uniquement en cas de besoin plutôt qu’à l’avance. Ce processus minimise l’engagement des fonds à long terme et contribue à réduire la date d’expiration des articles avant la vente. La méthode juste à temps évite les ruptures de stock et les surstocks. Ce système est plus approprié lorsque les fournitures sont facilement disponibles et que les besoins du patient sont facilement prévisibles.

Importance du système de gestion des stocks pharmaceutiques

Une gestion précise des stocks est essentielle pour gérer avec succès une entreprise pharmaceutique. Voici les principales raisons pour lesquelles chaque pharmacien a besoin d’un système de gestion des stocks :

1. Gardez une trace de l’inventaire

Le système de gestion des stocks pharmaceutiques aide les magasins pharmaceutiques à suivre leurs stocks en temps réel. Par exemple, le système indique aux pharmaciens l’emplacement du médicament, le pourcentage de vente, la demande, etc.

Le système de gestion des stocks élimine le besoin de tenir à jour une feuille de calcul, mais crée automatiquement une feuille de calcul que le pharmacien doit simplement mettre à jour. Cela évite les erreurs humaines pouvant potentiellement entraîner des pertes financières. De plus, en synchronisant le système de gestion des stocks de la pharmacie avec EPOS, les niveaux de stocks peuvent être automatiquement mis à jour à mesure que les médicaments quittent les étagères.

2. Suivi des ordonnances électroniques

Intégration d’un logiciel de e-prescription Grâce à la gestion des stocks, les pharmaciens peuvent vérifier automatiquement la disponibilité des médicaments et les commander auprès du fabricant en cas de rupture de stock.

Les ordonnances électroniques sont un excellent moyen de savoir quels médicaments sont demandés et de suivre les tendances des ventes. Par exemple, les ventes de médicaments contre la grippe peuvent être plus élevées pendant la saison hivernale, ce qui permet aux pharmacies de s’approvisionner à l’avance.

3. Détectez et réduisez les articles expirés

Un stock important d’articles périmés nuit aux ventes, augmente la responsabilité et prend de la place. Un système de gestion des stocks peut envoyer automatiquement des alertes au pharmacien ou signaler les produits périmés. Une fois détectés, ils peuvent commencer leur suppression.

Le juste à temps peut être l’une des méthodes recommandées pour éviter le surstock de médicaments et ainsi minimiser le nombre d’articles périmés.

4. Identifier et étiqueter les médicaments à haut risque

La détection des médicaments à haut risque est l’une des fonctions essentielles d’un système de gestion des stocks en pharmacie. Il n’est pas conseillé de conserver d’importants stocks de médicaments à haut risque, coûteux, peu demandés et ayant une courte durée de vie. Utilisez plutôt le système de gestion des stocks pour surveiller ces médicaments et les réapprovisionner en petites quantités.

5. Suivez les tendances des ventes

À quelle saison les ventes de médicaments ont-elles été les plus élevées ? Quel médicament a été le plus demandé ces dernières années ? Comment vont les finances ? Les rapports de données de gestion des stocks pharmaceutiques et les outils d’analyse sont extrêmement utiles pour comprendre ces tendances de ventes.

Sur la base de rapports historiques, les pharmaciens peuvent réapprovisionner en médicaments pour la prochaine saison grippale ou une éventuelle épidémie.

Fonctionnalités du logiciel de gestion des stocks en pharmacie

1. Notifications automatisées

Les pharmaciens mettent en place des alertes automatisées pour envoyer des SMS aux patients lorsque leurs médicaments sont épuisés, afin qu’ils puissent demander un renouvellement sans avoir à consulter un médecin pour une autre ordonnance. Les alertes rappellent également aux pharmaciens de réapprovisionner, de vérifier les coûts et de supprimer les articles périmés.

2. Ordonnances électroniques

Si ce Ordonnances électroniques Si vous faites partie du prestataire de soins de santé, les pharmaciens peuvent facilement vérifier la disponibilité des médicaments grâce au système de gestion des stocks de la pharmacie. Si le médicament n’est pas disponible, il peut être réapprovisionné avant que le patient n’arrive pour récupérer la commande. Les ordonnances électroniques aident également les pharmaciens à suivre la demande et les ventes, leur permettant ainsi de stocker des médicaments lorsqu’ils connaissent une augmentation de la demande.

3. Base de données et sauvegarde centralisées

Un référentiel central ou un entrepôt de données de santé organise les informations sur les patients afin qu’elles soient facilement accessibles en cas de besoin. De plus, la gestion des stocks prévoit une sauvegarde automatique des données pour éviter toute perte soudaine de données. De plus, grâce à une base de données centrale, les données peuvent être facilement stockées, collectées et sécurisées pour maintenir leur intégrité.

Les informations sont accessibles à partir de plusieurs appareils, permettant aux pharmacies de mettre à jour, de vérifier et de maintenir l’actualité et la validité de leurs dossiers à tout moment. C’est également un moyen de recevoir des mises à jour en temps réel lorsqu’un achat, une livraison ou un paiement est effectué.

4. Réapprovisionnement des stocks

Le réapprovisionnement des stocks garantit que le bon inventaire est disponible à la vente au bon moment. Il garantit que les médicaments circulent efficacement tout au long de la chaîne d’approvisionnement. Pour les fabricants de médicaments, une stratégie de stocks bien planifiée signifie éviter des retards de fabrication coûteux, commander à nouveau des articles dans des délais importants et garantir des niveaux de stocks rentables.

5. Rapport et analyse des données

La communication et l’analyse des données jouent un rôle crucial dans les systèmes de gestion des stocks pharmaceutiques. Il permet de créer des rapports basés sur des données sur les stocks de médicaments, tels que les ventes, le retour sur investissement, la demande, la dette, les revenus, etc. Il fournit également une image complète des informations marketing, des tendances de ventes futures et des plans budgétaires. Les pharmaciens peuvent facilement suivre les réapprovisionnements, les articles expirés, les catégories de produits et bien plus encore dans le système de gestion des stocks.

6. Conformité

La confidentialité et la sécurité sont des priorités absolues pour les systèmes de santé. Donc, pour maintenir cela, mettez en œuvre les normes de conformité HIPAA, FHIR et même HITRUST. Ces normes et réglementations contribuent à protéger les données contre les violations de données indésirables et les attaques de ransomwares. Il garantit le bon déroulement des transactions en pharmacie.

7. Réapprovisionnement en médicaments

Ce qui est important ici est de trouver un équilibre entre les niveaux d’approvisionnement et la réapprovisionnement des stocks. Les pharmaciens peuvent commencer par avoir une idée claire de la manière dont les médicaments sont vendus : les médicaments peu ou fortement demandés seront bientôt épuisés. Sur la base de cette spéculation, les pharmacies peuvent déterminer quand elles devraient commander à nouveau des médicaments. Commandez d’abord l’approvisionnement minimum, puis commencez à construire. Créez également une période de temps pour passer de nouvelles commandes.

8. Détecter les articles expirés

L’un des plus grands défis des pharmacies consiste à assurer le suivi des produits périmés. Grâce à la fonction de contrôle de l’expiration, les pharmacies n’ont plus à accepter de pertes importantes dues aux dispositifs médicaux et aux médicaments périmés. Cette fonctionnalité peut surveiller les dates de péremption et aider les pharmaciens à vendre les produits selon le principe du premier entré, premier sorti.

9. Facturation et prix

Quand il s’agit d’argent, tout passe au second plan. Le système de gestion des stocks pharmaceutiques dispose d’une fonction de facturation et de tarification des produits médicaux. Pour garantir des processus de facturation fluides, les pharmacies peuvent mettre en place des options de paiement numérique et des factures automatisées.

10. Assistance client

Intégrez un système de gestion client (CMS) au système de gestion des stocks de la pharmacie pour augmenter la satisfaction et l’expérience client. Cette fonctionnalité peut être utilisée pour gérer les réponses des utilisateurs, les commentaires et les réponses aux questions. Les pharmacies peuvent encore améliorer le support client grâce aux chatbots, car ils fournissent un service client 24h/24 et 7j/7.

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